Optimización Procesos: Éxito Silencioso Empresarial
Por: Beatriz Rua
CEO de KRU
¿Por qué son importantes los procesos en cualquier empresa, sea pequeña, mediana o cualquier tipo de empresa?
Promueven la coherencia entre las áreas existentes en la compañía y mejora sustancialmente el flujo de trabajo.
Facilitan la formación y el seguimiento a cada uno de los procesos indistintamente.
Ayudan a cumplir la visión de la empresa, se prepara a futuro la compañía para asumir los retos que han de llegar junto con el crecimiento.
Aumentan la eficiencia que se pueda tener con el seguimiento y el análisis en cada una de sus áreas.
Garantiza el éxito y la eficiencia de la empresa, ayudando a que esta se mantenga en el camino correcto y crezca constantemente.
¿Pero a qué nos referimos cuando hablamos de los procesos empresariales y cómo se pueden mejorar?
Debemos entender que, indistintamente, desde las más pequeñas empresas hasta las multinacionales, todas, absolutamente, deben tener procesos empresariales en mayor o menor rigor. Para garantizar un buen desarrollo, los procesos deben ser susceptibles de supervisar, mantener en el tiempo y por supuesto mejorar.
Pero ¿qué son en realidad los procesos empresariales y cómo es la manera en que podemos asegurarnos que los utilizamos de forma óptima?
Los procesos empresariales son la base y el elemento que le proporciona estructura a una organización.
Un proceso de negocio es una serie de actividades repetitivas y consistentes. Estas actividades se realizan con el menor margen de error y tienen como objetivo obtener un resultado final específico. Este resultado puede ser entregar un producto o servicio a un cliente.
El éxito depende de que los procesos empresariales estén interconectados y en armonía. Si hay problemas en un departamento, como con el inventario, afecta a los demás procesos y a la organización de la compañía. Estos problemas pueden causar insatisfacción o pérdida de clientes debido a una mala gestión de los procesos.
Existen tres tipos de procesos empresariales que son necesarios e indispensables para el funcionamiento regular de cualquier organización.
Procesos Operativos
En cuanto a los procesos operativos, también se conocen como procesos primarios. Estos procesos son indispensables y muy esenciales.
Además, giran en torno al objetivo final de la empresa, están directamente relacionados y por ende conectados con la producción y venta del producto o servicio. Son los procesos más importantes y de gran relevancia, ya que entregan valor al cliente de manera directa.
Procesos de Gestión
Estos procesos buscan coordinar y dar forma a las actividades operativas y de apoyo, buscando siempre ser eficientes y efectivos.
Los procesos de Gestión poseen una constante: Miden, monitorean y controlan.
Procesos de Soporte o Apoyo
Estos procesos ayudan a los procesos principales y existen para asegurar su correcta ejecución. Son procesos que no entregan o llevan valor al cliente directamente. Pensemos, por ejemplo, en el departamento de finanzas o de administrativo.
Ejemplos de algunos procesos empresariales
Se puede pensar en infinidad de ejemplos de procesos empresariales, a continuación, algunos:
- El procesamiento de un nuevo pedido.
- La incorporación de un nuevo empleado.
- La selección de personal.
- La Gestión de existencias.
- Generar una factura.
Los procesos de negocio varían según el tipo de producto o servicio ofrecido. Los procesos en un despacho de ingeniería y arquitectura son diferentes a los de una empresa de artículos deportivos.
¿Una devolución? ¿Ante la queja de un cliente cuál es la directriz a seguir? Si un cliente no quiere pagar el saldo final acordado por insatisfacción con el servicio, ¿cómo se resuelve esta situación?
Documentar todos los pasos en una compañía ayuda a entender cómo funciona de manera óptima. Los pasos pequeños y que parecieran insignificantes son tan importantes como los grandes y de mayor complejidad.
Documentar también el tiempo que se dedica a los distintos procesos es indispensable. Así, entiendes mejor las finanzas y los procesos de la empresa. También puedes ver fácilmente los problemas y activar un plan de mejora rápidamente.
Mejorar procesos empresariales con tecnología
El mayor deseo de un emprendedor o empresario es que su empresa funcione bien, sin importar su tamaño. A veces no piensan en venderla en el futuro y por eso no invierten en los procesos. Pero esto es una idea antigua, porque es sensato preparar la empresa para poder venderla en un futuro cercano.
A veces no se valora la tecnología y no se usa como ayuda. En muchas empresas, los procesos siguen siendo manuales y los errores son culpa de las personas. Esto suele implicar mayores costos. Es importante controlar y mejorar los procesos empresariales, considerando la posibilidad de automatizarlos.
La automatización de los procesos empresariales, supone a veces grandes costos pero a su vez numerosas ventajas.
Invertir mucho en procesos digitales y automatizados es clave para el éxito de la empresa y para abrirse a nuevos mercados. A menudo hay beneficios: no habrá retrasos, se evitarán errores, se ahorrará tiempo y dinero en recursos humanos.
Los procesos empresariales implementarlos desde el inicio siempre será ganancia
Algunos emprendedores no consideran importante implementar procesos en su negocio porque piensan que al ser pequeño no es necesario. Sin embargo, es relevante tener en cuenta que el crecimiento es fundamental y que posponer la implementación puede ser un error costoso.
No formalizar desde el día número uno los procesos, es literalmente perder dinero, así se mire a la inversa.
Los beneficios de estructurar una empresa basada en procesos
Con orden y documentación en los procesos, los proyectos se ejecutan mejor, se cumplen los compromisos con los clientes y se asegura una gestión competitiva.
Las acciones de documentar, organizar y automatizar procesos, dejará a los emprendedores y empresarios mayor tiempo de calidad para centrarse en el crecimiento de su negocio.
Reflexionemos sobre los procesos empresariales
Tu empresa también hace uso de diferentes procesos empresariales ¿Los conoces? ¿Puedes colocarlos por escrito?
¿Qué ocurre, o cuál es el paso a seguir en dado caso de que llegue un pedido o cómo se tramita una devolución? ¿Ante la queja de un cliente cuál es la directriz a seguir? Si un cliente no quiere pagar el saldo acordado por insatisfacción con el servicio, ¿qué se debe hacer para resolver la situación?
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